Dans le monde professionnel, la destruction sécurisée des documents confidentiels est cruciale pour protéger les informations sensibles des entreprises et des clients. Voici un guide détaillé pour assurer la sécurité et la conformité lors de la destruction de vos documents.
1. Évaluation des Besoins
Avant de choisir une méthode de destruction, il est important d’évaluer la quantité et la sensibilité des documents à détruire. Cela inclut les dossiers clients, les informations financières, et les données RH.
2. Méthodes de Destruction
Broyeur de Documents en Interne
Utiliser des broyeurs individuels ou collectifs au sein de l’entreprise peut être pratique pour les petites structures. Cela permet une destruction immédiate des documents, mais présente des inconvénients tels que la perte de temps et le risque que les employés oublient de broyer les documents
Destruction sur Site par un Prestataire
Cette méthode offre un haut niveau de sécurité, car les documents sont détruits sans quitter les locaux. Un prestataire certifié fournit un certificat de destruction, assurant la conformité avec les régulations RGPD. Cependant, cela nécessite le déplacement d’un véhicule équipé d’un broyeur industriel, ce qui peut être coûteux
Collecte Sécurisée et Broyage Externe
Les documents sont collectés dans des contenants sécurisés et transportés vers une unité de broyage industrielle. Cette méthode combine sécurité et praticité, avec des coûts généralement plus raisonnables que la destruction sur site. Il est crucial de choisir un prestataire fiable et de signer un contrat de sous-traitance qui spécifie les mesures de sécurité et les engagements de confidentialité
3. Contrats et Conformité
Lorsque vous externalisez la destruction de documents, il est impératif de signer un contrat conforme à l’article 28 du RGPD. Ce contrat doit stipuler que le prestataire ne traite les données qu’aux instructions documentées du donneur d’ordre, que les employés traitant les données respectent la confidentialité, et que toutes les mesures de sécurité nécessaires sont en place
4. Preuve de Destruction
Il est essentiel de conserver des preuves de destruction pour être conforme aux exigences de « accountability » du RGPD. Un certificat de destruction délivré par un prestataire certifié peut servir de preuve en cas de contrôle
5. Sécurité et Formation
Assurez-vous que tous les employés sont formés à la gestion sécurisée des documents confidentiels. Mettre en place des procédures internes strictes et des points de collecte sécurisés au sein des bureaux aide à prévenir les indiscrétions et les fuites de données
Pourquoi Choisir CONFIA pour la Destruction de Vos Documents
CONFIA offre des solutions complètes de destruction sécurisée des documents, adaptées à toutes les tailles d’entreprises et disponibles partout en France. En collaborant avec des partenaires certifiés, CONFIA garantit la protection des données confidentielles et la conformité aux régulations en vigueur.
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